Jaké jsou výhody Work-flow?

Aplikace Work-flow nabízí moderní řešení pro “Elektronický oběh a schvalování dokumentů”, jehož hlavním cílem je maximálně snížit “papírový” oběh dokladů, zefektivnění a zrychlení práce, centralizace dokladů na jedno místo.

• Zamezení ztráty originálního dokladu kolujícího po firmě.
• Schvalování dokladů online s uchováním skenu na jednom místě.
• Plně elektronické zpracování dokumentů.
• Výkonný nástroj pro kontrolu nákladů, např. interních nákupů.
• Úsporu času všech zúčastněných – účtárna – schvalovatelé.

Hlavní funkce Work-flow

Ve schvalování můžete schvalovat ve všech modulech (přijaté objednávky, přijaté faktury, interní žádanky ad.). Součástí schvalování je i online náhled na originální doklad a  možnost využití externích DMS systémů (Sharepoint, Capsa ad.). Jakékoliv nastavení je pak variabilní, uživatelsky přizpůsobitelné.

• Emailové notifikace při přidělení schválení dokladů. Nastavení lhůty na další upozornění a upomínky při prodlení se schválením.
• Možnost schválit, vrátit doklad s žádostí o detaily, nebo zamítnutí.
• Historie schvalování na každém dokladu.
• Možnost zasahovat v průběhu schvalování – doplnění středisek a zakázek.
• Lze využít i modul pošty, pro schvalování již od „recepce”.
• Schvalování PF již na úrovni pošty, pořízení PF na základě schválené pošty.
• Propojení s DMS servery, viz. např. www.capsa.cz, Sharepoint ad.

Přizpůsobte si schvalování svým potřebám

• Možnost skenovat libovolné dokumenty a umístit je do systému elektronického schvalování.
• Hierarchické a paralelní schvalování určených osob na základě jejich práv.
• Možnosti schválení dokladu více osobami najednou.
• Další podmínky pro schválení – výše částky, zakázka, středisko, dokladová řada.
• Možnost delegování práv uživatele v případě jeho nepřítomnosti.
• Určení podmínek a práva osob pro schvalování – typ dokladu, částka na dokladu, vazba na vybranou zakázku, ad. parametry.